Anulowanie wyjazdu
INSTRUKCJA POST臉POWANIA W PRZYPADKU ANULOWANIA WYJAZDU ZAGRANICZNEGO
1. W pierwszej kolejno艣ci nale偶y poinformowa膰 SEKCJ臉 ROZLICZE艃 MOBILNO艢CI, o anulowaniu wyjazdu, powodach anulowania i kosztach jakie zosta艂y poniesione w zwi膮zku z planowanym wyjazdem.
2. Nast臋pnie nale偶y niezw艂ocznie zwróci膰 si臋 do organizatorów wydarzenia, linii lotniczych, hoteli itp.:
- poinformowa膰 o anulowaniu wyjazdu;
- zwróci膰 si臋 o zwrot poniesionych wydatków;
- oraz zwróci膰 si臋 o wystawienie faktury koryguj膮cej na uprzednio poniesiony wydatek (op艂ata konferencyjna, bilety, noclegi itp.).
3. Po skompletowaniu niezb臋dnej dokumentacji, w tym ewentualnej korespondencji w sprawie ubiegania si臋 o zwrot poniesionych kosztów, nale偶y wype艂ni膰 WNIOSEK O ROZLICZENIE ANULOWANEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO.
4. Wype艂niony wniosek wraz z dokumentami potwierdzaj膮cymi poniesione wydatki, nale偶y przed艂o偶y膰 do podpisu dysponenta 艣rodków i wskazania 藕ród艂a finansowania powsta艂ej straty. Ewentualna zmiana do pierwotnego 藕ród艂a finansowania wymaga ponownego dokonania rezerwacji 艣rodków w systemie XPrimer.
5. Nast臋pnie nale偶y z艂o偶y膰 wniosek do Sekcji Rozlicze艅 Mobilno艣ci. Do wniosku nale偶y do艂膮czy膰 wszelkie dokumenty ksi臋gowe potwierdzaj膮ce poniesione wydatki, a tak偶e wszelkie uzyskane faktury koryguj膮ce oraz dokumentacj臋 potwierdzaj膮c膮 dzia艂ania podj臋te na rzecz odzyskania poniesionych wydatków. Sekcja Rozlicze艅 Mobilno艣ci weryfikuje otrzymane dokumenty i przekazuje do akceptacji Rektora.
6. Otrzyman膮 na wyjazd zaliczk臋, nale偶y zwróci膰 na rachunek bankowy Uniwersytetu, z którego zaliczka zosta艂a wyp艂acona, w terminie 3 dni od dnia anulowania wyjazdu. W tytule przelewu nale偶y wpisa膰: „Zwrot zaliczki, wyjazd anulowany, imi臋 i nazwisko, kraj i termin planowanego wyjazdu”.
7. Je艣li z otrzymanej dokumentacji wynika potrzeba rozliczenia anulowanego wyjazdu, Sekcja Rozlicze艅 Mobilno艣ci dokonuje rozliczenia na formularzu "Rozliczenie kosztów zagranicznej podró偶y s艂u偶bowej".
Wsparcia merytorycznego w zakresie obs艂ugi zagranicznych wyjazdów s艂u偶bowych udzielaj膮 pracownicy Sekcji Rozlicze艅 Mobilno艣ci:
Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl
Waldemar Chru艣ciel, e-mail: wchrusciel@umk.pl
Umów si臋 na spotkanie: /formularze/rejestracja_srm/
Sekcja Rozlicze艅 Mobilno艣ci
ul. Gagarina 13, 87-100 Toru艅
budynek Biblioteki UMK, pokój 100 D
tel: +48 56 611 42 29 / 42 85
INFORMACJA: W przypadku anulowania wyjazdów z grantów finansowanych z innych 藕róde艂, nale偶y skontaktowa膰 si臋 z odpowiednim dzia艂em merytorycznym , celem ustalenia dalszego toku post臋powania.